Offene Positionen

Executive Assistants

Unsere Kundin ist eine stark gewachsene, privat geführte Bildungsinstitution auf dem Gebiet der künstlerischen Förderung von Jugendlichen und Erwachsenen in Zürich. Zur Führung des Schulsekretariats suchen wir eine starke und gleichzeitig anpassungsfähige, agile Persönlichkeit als

Assistentin der Schulleitung (m/w) 80 – 100%

In dieser lebendigen Drehscheibenfunktion üben Sie eine zentrale Schnittstelle zwischen der Schulleitung, den zahlreichen DozentInnen, SchülerInnen, Behörden, Lieferanten usw. aus. Als begabte Jongleuse halten Sie gekonnt und unbeirrt verschiedene Bälle in der Luft und decken gleichzeitig die Interessen der diversen Ansprechpartner ab. Umso bedeutender ist daher Ihre klare Positionierung innerhalb des quirligen Schulbetriebs als loyale, vertrauenswürdige rechte Hand Ihres Vorgesetzten. Im Interesse der Schule erweisen Sie sich als hilfsbereite Dienstleisterin, können aber den vielfältigen Ansprüchen der Lehrerschaft situativ auch mit einem charmanten «nein» begegnen. In erster Linie, und personell unterstützt, führen Sie das Büro der Schulleitung und übernehmen für ihn alle anfallenden administrativen Belange. Ob am Telefon oder persönlich – Sie sind die leibhafte Visitenkarte der Schule gegenüber Interessenten und Kunden der Schule. In diesem Zusammenhang sind Sie auch in die Organisation und aktive Teilnahme an Informationsveranstaltungen eingebunden. Ebenso zeichnen Sie für das gesamte Schülermanagement zuständig, was die Stundenplanung der Ausbildungsbereiche ebenso umfasst wie die Koordination mit den Dozenten. Die Vielzahl der Anliegen und die oft zeitnah zu bearbeitenden Anfragen erfordern eine professionelle Organisation des Sekretariatsbetriebs und eine optimale Strukturierung der Abläufe. Kurz zusammengefasst sorgen Sie für echte Entlastung Ihres Vorgesetzten und für einen reibungslosen Schulbetrieb.

Für diese Position bringen Sie eine kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer vielschichtigen Assistenzfunktion mit, idealerweise aus dem Bildungsumfeld oder in einer Schnittstellenfunktion. Wir wünschen uns eine Person mit Flair für Design und Kunst und Interesse am Schulbetrieb sowie Freude am engen Austausch mit Menschen, unabhängig von deren Alter und Herkunft. Sie arbeiten aber auch gerne mit Zahlen, denn buchhaltungsvorbereitende Aufgaben gehören ebenso zu Ihrem Arbeitsalltag. Den täglichen Anforderungen begegnen Sie mit Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein. Dank Ihrer Belastbarkeit, Effizienz und Fähigkeit des Priorisierens bewahren Sie auch in hektischen Situationen den Überblick und halten an Ihrem hohen Qualitätsanspruch fest. Damit sind Exaktheit und Sorgfalt auf der ganzen Linie gemeint. So besticht Ihre Korrespondenz durch Stilsicherheit in Deutsch sowie gute Englischkenntnisse und adressatengerechte sprachliche Ausdrucksfähigkeit. Ausgerüstet mit digitaler Affinität, bewirtschaften Sie die internen Tools inkl. CRM und Website und sind mit dem Mac gut vertraut. Als unsere Traumkandidatin verfügen Sie über ein gewisses Verkaufstalent, unternehmerisches Denken und einen Blick fürs Ganze, über den Tellerrand des Sekretariats hinaus. Ebenso schätzt unser Kunde Ihre unkomplizierte Wesensart, Ihre Einsatzbereitschaft und Ihren Sinn für Humor.

Im Gegenzug erwartet Sie eine Aufgabe in einem pulsierenden Umfeld, bei dem Sie nicht nur bestens integrierter Teil der Schule, sondern zusammen mit dem Leitungsteam das menschliche Herzstück bilden. Durch Ihre Mitwirkung haben Sie bei unserem Kunden die Chance, das Gesicht der Schule nach innen und aussen auf persönliche Weise mitzuprägen und dem Sekretariat Ihren eigenen Touch zu verleihen. Auf der Basis gegenseitigen Vertrauens bietet Ihnen Ihr umtriebiger und grosszügig denkender Vorgesetzter dabei den nötigen Freiraum und die Einbindung in alle Aspekte des Schulgeschehens. Interesse geweckt? Sabine Biland-Weckherlin freut sich auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen Unterlagen (Motivationsschreiben, CV mit Foto, Arbeits- und Abschlusszeugnisse) in pdf-Format. Vielen Dank.

Zur Verbesserung der Lesbarkeit wird in diesem Dokument ausschliesslich die weibliche Form verwendet. Diese impliziert aber immer auch die männliche Form.

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