Vacancies

Executive Assistants

Für das Privatsekretariat unserer Kundin aus dem Raum Basel suchen wir per Anfang November 2019 eine vielseitig interessierte und aufgeweckte

Persönliche Assistentin (80% – 100%)

jüngeren bis mittleren Alters. Zusammen mit Ihrer Arbeitskollegin, jedoch in klarer Arbeitsteilung, unterstützen Sie Ihre vielbeschäftigte Vorgesetzte in allen organisatorischen Belangen ihres Lebens. Sie sind nicht nur ihre klassische und unverzichtbare rechte Hand, sondern auch verlässliche Vertrauensperson, Managerin mit Weitblick und organisierte Koordinatorin der vielen Verpflichtungen und Pendenzen. Sie führen das Sekretariat – und in Teilen auch jenes der Familie – und halten Ihrer Chefin in allen administrativen Belangen den Rücken frei. Angefangen bei der Korrespondenz, über die Führung der Agenda und die Organisation ihrer Reisen und Auslandaufenthalte bis hin zur Verwaltung von Archiv und Bibliothek. Ebenso kümmern Sie sich um den Wagenpark, stellen die Betreuung des Familienhundes sicher und organisieren die privaten Aktivitäten. Zudem übernehmen Sie die Personalverantwortung für die Hausangestellten diverser Liegenschaften im In- und Ausland und unterstützen Ihre Vorgesetzte umsichtig bei der Wahrnehmung ihrer gesellschaftlichen, kulturellen und sozialen Verpflichtungen. In dieser ausserordentlichen Vertrauensstellung sind Sie in Zusammenarbeit mit externen Stellen gleichzeitig auch Finanzbeauftragte, was die Bewirtschaftung und Kontrolle sämtlicher finanzieller Verpflichtungen umfasst. Dasselbe gilt auch für juristische Themen in Absprache mit den beauftragten Rechtsvertretern. Selbst angesichts dieses vielseitigen Aufgabensbereichs und der Breite des Aufgabenspektrums glänzen Sie als sympathische und souveräne Ansprechpartnerin nach innen und aussen.

Um dieser Aufgabe gerecht zu werden, setzen wir eine kaufmännische Grundausbildung und langjährige Assistenzerfahrung voraus, idealerweise ergänzt durch eine Ausbildung zur Direktionsassistentin. Die Komplexität und Bedeutung Ihrer Einzelaufgaben erfordert von Ihnen Umsicht, ein waches Sensorium für den richtigen, situationsbezogenen Umgang mit den Herausforderungen sowie Belastungsfähigkeit – Ihre Einbindung in finanzielle Themen ein Zahlenflair und grundlegende Kenntnisse von Buchhaltung in Kombination mit Argusaugen. Wenn Sie sich auch noch etwas im Personalrecht auskennen und an Kunst interessiert sind, umso besser. Am wichtigsten ist jedoch die persönliche und kulturelle Übereinstimmung mit unserer Kundin. Gesucht ist eine bescheidene, anpackende und loyale Persönlichkeit mit einer präzisen, organisierten Arbeitsweise. Ausserdem sind höchste Diskretion und Zuverlässigkeit unerlässlich. Ausgezeichnete Umgangsformen und ein gepflegtes Auftreten sind für diese anspruchsvolle Tätigkeit in gehobener Umgebung selbstverständlich auch ein Muss. Sie sind zudem geerdet, mit einem gesunden Selbstverständnis ausgestattet und mit Elan bei der Arbeit. Deutsch ist Ihre Muttersprache, was sich auch in einem gepflegten, schriftlichen Ausdruck zeigt; ebenso werden stilsichere Englisch- und gute Französischkenntnisse erwartet – wie auch eine ausgewiesene digitale Affinität.

Wir wenden uns an eine Kandidatin, die Freude daran hat, eine beeindruckende Persönlichkeit mit einer Vielfalt an inhaltlich packenden, abwechslungsreichen Aufgaben zu unterstützen. Und die sich für ihre nächste berufliche Etappe zudem ein solides, werteorientiertes Umfeld wünscht. Wenn Sie gerne mit einer Vielzahl interessanter Menschen in Kontakt stehen und ein sehr hohes Mass an Verantwortung in einem ausserordentlichen Umfeld tragen, so sind Sie bei unserer Kundin am genau richtigen Ort. Sabine Biland-Weckherlin freut sich auf Ihre Bewerbung mit Ihren vollständigen Unterlagen (Motivationsschreiben, CV mit Foto, Arbeits- und Abschlusszeugnisse) im pdf-Format. Vielen Dank.

Zur Verbesserung der Lesbarkeit wird in diesem Dokument ausschliesslich die weibliche Form verwendet. Diese impliziert aber immer auch die männliche Form.

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