Offene Positionen

Executive Assistants

Das Firmenkonstrukt unseres Kunden besteht aus zwei rechtlichen Einheiten unter einem Dach in der Zürcher Innenstadt. Die eine ist eine weltweit tätige NPO auf dem Gebiet der wissenschaftlichen Grundlagenforschung, die andere eine ebenfalls global ausgerichtete Investmentgesellschaft. In ihrem Auftrag suchen wir eine erfahrene und begeisterungsfähige

Executive Assistant (m/w) 100%

In Übereinstimmung mit der Doppelfunktion Ihres Vorgesetzten bekleiden auch Sie zwei verschiedene Rollen. In beiden sind Sie sein Alter Ego: Dank Ihrer umsichtigen, administrativen Entlastung halten Sie ihm den Rücken für anstehende strategische Aufgaben frei. Auf Stiftungsebene befassen Sie sich thematisch mit anspruchsvollen Forschungsprojekten und decken das gesamte Office Management für Ihren Chef und CEO ab. Damit ist sein komplexes Kalender-, Reise- und Spesenmanagement wie auch die Terminkoordination mit den über den Erdball verteilten Partnern gemeint – seien es namhafte Forscher, erstklassige Bildungsinstitute, herausragende Antragssteller von Förderprojekten oder externe Dienstleister. In Ihrer Zweitfunktion assistieren Sie Ihren Vorgesetzten als Head HR des Mutterhauses mit einem breit diversifizierten Portfolio im Investitionsgüterbereich. Hier beschäftigen Sie sich mit der umfassenden Personaladministration der zur Gruppe gehörenden Führungskräfte auf weltweitem Parkett. Ob unter der einen oder anderen Flagge: Sie erstellen die Korrespondenz, Berichte und Präsentationen und tätigen die Vor- und Nachbearbeitung wie auch die Protokollierung der entsprechenden Sitzungen. Während den zahlreichen Abwesenheiten Ihres Chefs übernehmen Sie seine Stellvertretung und stellen einen reibungslosen Büroalltag sowie einen ungebrochenen Kommunikationsfluss zwischen allen Ansprechpartnern sicher. Dabei sind Sie Teil der beiden lokalen Teams familiärer Grösse.

Als Basis für diese aussergewöhnlich vielschichtige Aufgabe bringen Sie als Basis eine kaufmännische Grundausbildung und mehrjährige, breite Assistenzerfahrung auf C-Level in mehr als nur einer Branche mit. Eine international geschärfte Brille mit einer klaren Sicht für die Besonderheiten dezentraler Strukturen ist für die Ausübung dieser Tätigkeit unabdingbar. Sie formulieren stilsicher in Deutsch und Englisch und sind im Umgang mit den Office-Programmen bestens versiert. Sie gelten als erstklassige Dienstleisterin und werden für Ihren umsichtigen, proaktiven Arbeitsstil und Ihre kommunikativen Fähigkeiten rundum geschätzt. Dasselbe gilt für Ihre Agilität, wenn es um wechselnde Prioritäten und die effiziente Umsetzung Ihrer Aufträge in einem Alltag voller Überraschungen geht. Dabei erweisen Sie sich als Fels in der Brandung, halten unbeirrt an Ihrem Perfektionsanspruch in allen Aspekten Ihrer Tätigkeit fest und sind stets mit einem «Plan B» ausgestattet. Anstelle einer «Befehlsempfängerin» wünscht sich unser Kunde eine Partnerschaft auf Augenhöhe, bei der Sie ihn gekonnt managen und ihm punkto Planung stets einen Schritt voraus sind. Auch setzt er ein besonderes Mass an Identifikation und, damit verbunden, eine hohe Dosis an Eigenverantwortung voraus. Dass eine solche Position generelle Freude am Umgang mit Menschen, äusserste Diskretion und gepflegte Umgangsformen voraussetzt, ist selbstverständlich.

Ihrerseits dürfen Sie sich darauf freuen, innerhalb einer Stelle gleich zwei gänzlich unterschiedliche, spannende und hochstehende Welten kennenzulernen – jene der Forschung und der Wirtschaft. Dass Sie dabei einen ungefilterten Einblick auf höchster Entscheidungsebene erhalten, macht die Position noch attraktiver. Ebenso die Aussicht auf die Zusammenarbeit mit einem grosszügig denkenden und unkompliziert agierenden Vorgesetzten mit ansteckender Begeisterungsfähigkeit, der Ihnen Respekt und Wertschätzung entgegenbringt. Auch die Tatsache, dass sich unser Kunde auf Wachstumskurs bewegt und als wirtschaftlich abgesicherter Arbeitgeber gilt, dürfte Sie interessieren. Sabine Biland-Weckherlin ist gespannt und freut sich auf Ihre Bewerbung mit den vollständigen Unterlagen (Motivationsschreiben, CV mit Foto, Arbeits- und Abschlusszeugnisse) im PDF-Format. Vielen Dank.

Zur Verbesserung der Lesbarkeit wird in diesem Dokument ausschliesslich die weibliche Form verwendet. Diese impliziert aber immer auch die männliche Form.

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Executive Assistants
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