Offene Positionen

Executive Assistants

Für unsere Mandantin, ansässig an attraktiver Lage in Basel, suchen wir im Rahmen einer Nachfolgeplanung per November 2019 eine jüngere, verantwortungsvolle und polyvalente

Persönliche Assistentin mit Projektaufgaben (80%)

Um es vorwegzunehmen: Das Aufgabenprofil dieser Position sprengt punkto Inhalt, Vielfalt und spezifischen Anforderungen den klassischen Rahmen einer Assistenzstelle. Mit anderen Worten sind Sie innerhalb Ihres Zuständigkeitsbereichs gleichzeitig Projektleiterin, Verwalterin, Personalverantwortliche sowie IT-Superuserin und damit vertrauensvolles Bindeglied zu Ihrer Vorgesetzten. Im zweiköpfigen, thematisch klar abgegrenzten Privatsekretariat unserer Kundin, sind Sie im weitesten Sinne für die Bewirtschaftung der familieneigenen Immobilien und das dazugehörige Personal verantwortlich. Damit sind u.a. der Unterhalt und die Verwaltung der betreuungsintensiven Liegenschaften im In- und Ausland gemeint. Dies umfasst die regelmässige Kontrolle der Gebäude vor Ort, was hin und wieder mit kürzeren Reisen innerhalb von Europa verbunden ist. Dabei gilt Ihr professionelles Augenmerk den anstehenden Massnahmen wie Räumungen, Renovationen oder Neu- und Umbauten sowie deren vollumfängliche Koordination. Dies erfolgt in Absprache mit Ihrer Vorgesetzten und externen Dienstleistern an den jeweiligen Standorten. In diesem Zusammenhang liegt auch die dazugehörige Finanzadministration in Ihrem Aufgabenbereich. Ihr sorgsamer Rundumblick gilt ebenso dem Innen- und Aussenleben der Liegenschaften, womit wertvolle Möbelstücke, die Kunstsammlung und die Gärten gemeint sind. Nicht weniger bedeutend ist die eigenständige Personaladministration der Hausangestellten an den Feriendomizilen und die administrative Verwaltung der gesamten Telefon- und IT-Installation.

Fachliche Voraussetzungen für diese Position sind ein kaufmännischer Abschluss oder eine Matura sowie eine Weiterbildung in der Liegenschaftenverwaltung. Eine frühere Tätigkeit in einem Architekturumfeld und Interesse an Bauten, Kunst und Gartengestaltung sind für die Bewältigung der hochstehenden und facettenreichen Aufgaben hilfreich. Vielleicht waren Sie in Ihrer Vergangenheit sogar schon mit juristischen Themen, beispielsweise Personalrecht, konfrontiert? Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse setzen wir voraus, idealerweise ergänzt durch Spanisch. Sie beherrschen das MS-Office-Paket und sind versiert im Gebrauch digitaler Hilfsmittel. Zuoberst auf der Wunschliste Ihrer potenziellen Vorgesetzten stehen Verantwortungsbewusstsein, Selbständigkeit und eine starke Persönlichkeit. Ebenso wichtig sind ihr ein vorausschauender, lösungsorientierter und effizienter Arbeitsstil. Reaktionsschnell fangen Sie die Ihnen zugeworfenen Bälle Ihrer umtriebigen Vorgesetzten auf und erfassen die anstehenden Aufgaben eigenverantwortlich, strukturiert und detailgenau. Sie stehen zudem ein für kompromisslose Qualität, Zuverlässigkeit und Vertraulichkeit in Ihrem Einflussbereich. Ihre Wesensart zeichnet sich aus durch ein sympathisches, gepflegtes Auftreten und eine positive Grundeinstellung. In Ihrer Kommunikation kommen Sie rasch auf den Punkt und sind Ihrer Umgebung angepasst zurückhaltend und diskret.

Wir wenden uns an Interessentinnen, die sich für ihren nächsten beruflichen Schritt eine unkonventionelle Tätigkeit und eine seltene Chance der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung erhoffen. Es winkt eine Fülle nicht alltäglicher Aufgaben und eine langjährige Zusammenarbeit mit einer stilvollen Vorgesetzten. Dabei bewegen Sie sich in einem eleganten Rahmen, an verschiedenen Standorten und unter interessanten sowie ausgesprochen geerdeten Menschen. Wenn Sie sich angesprochen fühlen und Ihnen Werte wie Tradition und Moderne, Stabilität und Respekt am Herzen liegen, so sollten Sie sich bewerben. Danke für Ihre vollständigen Unterlagen im pdf-Format (Motivationsschreiben, CV mit Foto, Arbeits- und Abschlusszeugnisse) an Sabine Biland-Weckherlin.

Zur Verbesserung der Lesbarkeit wird in diesem Dokument ausschliesslich die weibliche Form verwendet. Diese impliziert aber immer auch die männliche Form.

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