Assistenz-Apéro 2022: Der Wandel im Assistenzbereich und wie Du die richtigen Weichen stellst
By Daniela Steiner, April 2022
Am 24. März 2022 fand unser traditioneller Assistenz-Apéro nun bereits zum zweiten Mal virtuell statt. Kim Gunkel, Gründerin des Office Management Unternehmens Shareau und Dozentin des Studiengangs CAS FH Digital Office Management an der Kaleidos Fachhochschule, führte in einer interaktiven Podiumsdiskussion zum Thema «Der Wandel im Assistenzbereich und wie Du die richtigen Weichen stellst» durch den Abend. Begleitet war sie von drei Absolventinnen ihres Lehrgangs, die uns einen Einblick in ihre Diplomarbeit und die damit verbundenen Erkenntnisse gaben.
Wohlbefinden in der Selbstorganisation…
… war das Thema von Melanie Isele, seit acht Jahren Office Managerin in einem Unternehmen, in dem flache Strukturen, beziehungsweise eine selbstorganisierte Unternehmensstruktur vorherrschen – sprich Holocracy.
«Warum bist du Assistentin?», fragte Kim Gunkel zum Auftakt. Vielseitigkeit und Abwechslung waren nur ein paar Aufzählungen von Melanie Isele. In ihrer aktuellen Arbeit stellte sie fest, dass Selbstorganisation von enormer Wichtigkeit ist. Melanie hat darum als erstes eruiert, was Wohlbefinden überhaupt ist – dabei lag der Fokus auf den Bedürfnissen und der Motivation der einzelnen Mitarbeitenden. Sie zog hierfür auch die «Zwei Faktoren Theorie» von Herzberg hinzu, die als Kernthese aussagt: «Motivatoren tragen überwiegend zu Arbeitszufriedenheit bei, während nicht berücksichtigte Hygienefaktoren eher zu Unzufriedenheit führen». Melanie stellte fest, dass Selbstorganisation ein grosser Motivator ist und sich positiv auf ihre Arbeit auswirkt.
Wie darf man sich so einen Alltag in einer selbstorganisierten Unternehmensstruktur vorstellen, wenn es keinen «Chef» gibt?
Melanie erzählt, dass jede:r Kolleg:in eine bestimmte Rolle innehat, die aber auch täglich wechseln kann. Kein Tag ist wie der andere – mal geht es um die Eventplanung, mal um das Facility Management. Entscheidungen werden zusammen in sogenannten Kreismeetings gefällt. Jeder hat darin seinen Platz, und es muss zusammengearbeitet werden. Dies empfindet Melanie als grossen Vorteil. Als praktische Erkenntnis aus ihrer Abschlussarbeit nennt Melanie die Möglichkeit, dass jedes Thema von jedem bearbeitet werden kann, wenn es einen verbindlichen Leitfaden gibt. Vergleiche sind angebracht und der Blick über den Tellerrand ein Muss. Welches sind für Melanie die Lessons learned? «Veränderung komme nicht von allein und müsse angegangen werden, sowie der stetige Glaube an sich selbst», meint Melanie.
Mindset für die digitale Zusammenarbeit…
… war das Thema von Christa Trachsler. Sie ist seit 2013 Executive Assistant auf C-Level. Auch sie wird von Kim gefragt, was für sie der Antrieb in ihrem Beruf sei. Christa liebt es, die Fäden in der Hand zu halten.
Für ihre Diplomarbeit an der Kaleidos hat sie Modelle für die nachhaltige Veränderung der digitalen Zusammenarbeit analysiert: unter anderem die «Transformationale Führung» und «Working out loud» – aber keines passte wirklich zu «ihrem» Unternehmen. Daher hat Christa ihr eigenes Modell entworfen und das Beste aus jedem herausgepickt. Durch die Präsentation ihres Modells in ihrem Arbeitsbereich konnte sie viele Kolleg:innen abholen und zum Nachdenken anregen. Ziel ihrer Arbeit war es, dass diese in die Praxis umgesetzt und ein Mehrwert erreicht wird, proaktiv vorgegangen und auf andere zugegangen wird. Sie selbst hinterfragt seitdem mehr, geht systematischer vor und arbeitet sich vom «Groben» zum «Kleinen» vor. «Assistent:innen müssen zusammenarbeiten, Informationen austauschen und offen gegenüber anderen sein» – für Christa das Erfolgskonzept, um als Assistent:in auf dem Arbeitsmarkt interessant zu sein. Auch sollten sie den Mut beweisen, etwas Eigenes auf die Beine zu stellen.
Wissenstransfer: Das A und O eines internen Assistenznetzwerks…
… ist der Inhalt der Abschlussarbeit von Lorena Caccese, die seit mehr als 20 Jahre im Assistenzbereich arbeitet, aktuell als Executive Assistentin eines CFO. In ihrem Alltag befasst sich unser Gast mit der Digitalität und dem Mindset, diese als Chance für Transformation zu sehen.
Daraus ergab sich für Lorena die Aufgabe, ein internes Assistenznetzwerk zu gründen, welches bei der Transformation von der «alten» in die «digitale» Arbeitswelt helfen sollte. Das Netzwerk, dem ungefähr 100 Assistent:innen angehören, soll zur gegenseitigen Unterstützung und Kommunikation genutzt werden. Ziel ist der Austausch von Wissen und Erfahrungen, die Nutzung von Synergien, das agile Arbeiten, Verknüpfung von Funktionsstellen und Steigerung der Effizienz. Ihr Credo: Wissen muss transferiert werden, damit der Horizont eines jeden erweitert werden kann. Oft scheitert dies aber an der Mitwirkung in solchen Foren. Die Angst davor, dadurch persönlich an Ansehen zu verlieren und die Hemmschwelle, sich Hilfe zu holen, machen die Betreibung eines solchen Netzwerkes schwierig. Die Weiterbildung hat Lorena, auf Nachfrage von Kim, mutiger werden lassen. Sie ist stolz darauf, den CAS bestanden zu haben und verlässt jetzt öfter ihre Komfortzonen. Ihre zwei wichtigsten «Lessons learned»? «Man darf nicht stehenbleiben, denn Stillstand hemmt, und man muss neugierig bleiben und immer Neues lernen».
Nach diesen drei interessanten und lebhaft erzählten «CAS – Geschichten» bedankt sich Kim und eröffnet die Fragerunde. Als wichtige Erkenntnisse des Abends nehmen wohl alle Gäste mit: sichtbar werden, ständiges Interesse an Neuem, kein Stehenbleiben, Inputs und Ideen selber einbringen und vor allem Kommunikation sind wichtige Punkte in der heutigen Arbeitswelt – wahrscheinlich nicht nur bei Assistent:innen!
Wir bedanken uns bei allen Referentinnen für ihr Mitwirken an diesem unterhaltsamen Abend und bei unseren Gästen für ihren Besuch des Events. Wir freuen uns darauf, Sie alle im nächsten Jahr wieder begrüssen zu dürfen – hoffentlich wieder persönlich in unseren Büroräumlichkeiten im Zürcher Seefeld!
Wie nehmen Sie den Wandel im Assistenzbereich wahr? Lassen Sie es uns wissen in einem Kommentar.
