Leitfaden Exit Interview: So wird das Austrittsgespräch ein Erfolg

Der Abschied von Mitarbeitenden, die man gerne im Unternehmen gehalten hätte, gehört zum Unternehmensalltag. Kündigungen von Leistungsträgern lassen sich nicht vollständig vermeiden – ob durch persönliche Gründe, neue Karrierechancen oder veränderte Lebensumstände. Dabei ist jede Trennung auch eine Chance: zu lernen, zu reflektieren und die eigene Organisation zu verbessern. Genau hier kommt das Exit Interview ins Spiel.

Von Karin Ruhland, August 2025

Ein professionell geführtes Austrittsgespräch ist weit mehr als ein freundliches „Danke und auf Wiedersehen“. Es ist ein strategisches HR-Instrument, das Einblicke liefert, die Sie sonst kaum erhalten: ehrliches Feedback zu Führung, Unternehmenskultur, Arbeitsbedingungen und Strukturen. Richtig umgesetzt, werden Austrittsgespräche zum Kompass für Ihr HR-Management – und zum Schlüssel für eine stärkere Mitarbeiterbindung. Für Mitarbeitende bedeutet ein Austrittsgespräch die Chance, einen klaren Schlussstrich zu ziehen, Dinge offen anzusprechen und frei zu werden für etwas Neues – ohne Groll, Zweifel oder Nachtreten. Es ermöglicht, sich mit dem alten Arbeitgeber auszusöhnen, Wertschätzung zu erfahren und mit gestärktem Selbstwertgefühl einen sauberen Cut zu machen.

Warum ist ein Exit Interview so wertvoll?

Ein Austrittsgespräch erfüllt gleich mehrere Funktionen:

Für Unternehmen: Sie erfahren, warum Menschen gehen, ob es strukturelle Probleme gibt und wo Führung, Kultur oder Prozesse verbessert werden müssen. Sie schaffen Transparenz, gewinnen strategische Insights und verhindern, dass dieselben Fehler wiederholt werden.

Für Mitarbeitende: Das Austrittsgespräch bietet die Möglichkeit, Kritik loszuwerden, Dinge anzusprechen und einen klaren Abschluss zu finden. Wer Wertschätzung erfährt, geht mit einem guten Gefühl – und bleibt dem Unternehmen eher positiv verbunden.

„Eine friedliche Trennung bringt Vorteile für beide Seiten. Die Welt ist klein. Netzwerken ist alles. Wer im Guten auseinandergeht, verhindert verbrannte Erde – und behält sich Türen offen“, weiss Dr. Irene Sus, Outplacement-Expertin, aus ihrer langjährigen Praxis zu berichten.

Die Botschaft ist klar: Ein gut geführtes Exit Interview schützt nicht nur vor Reputationsschäden (Stichwort: Kununu, Social Media, Bekanntenkreis), sondern stärkt das Employer Branding. Denn wie sich ein Unternehmen im Moment der Trennung verhält, prägt den Eindruck nachhaltiger als jedes Recruiting-Event.

Damit ein Austrittsgespräch wirklich wirkt, reicht es nicht, ein paar Standardfragen abzuhaken. Entscheidend ist die richtige Kombination aus Haltung, Struktur und Konsequenz.

1. Atmosphäre schaffen
Ein Exit Gespräch ist kein Verhör, sondern ein Dialog. Sorgen Sie für eine angenehme Gesprächssituation: Vieraugengespräch, ruhiger Raum, ausreichend Zeit, keine Unterbrechungen. Nur wer sich sicher fühlt, spricht ehrlich. Vermeiden Sie es, einfach nur eine Online-Befragung durchzuführen.

2. Neutralität sichern
Das Austrittsgespräch sollte freiwillig sein und der scheidende Mitarbeiter sollte sich frei äussern können, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Der richtige Zeitpunkt: nach Ausstellung des Arbeitszeugnisses. Das Gespräch sollte sachlich geführt werden, Vorwürfe gehören nicht ins das Exit Interview. Kritik kann konstruktiv geäussert werden.

3. Vertraulichkeit garantieren
Klären Sie transparent, wie die Aussagen genutzt werden. Anonymisierte Auswertungen sind ein Muss – alles andere wirkt abschreckend.

4. Struktur und Offenheit kombinieren
Ein Fragebogen sorgt für Vergleichbarkeit und erleichtert die Auswertung. Unternehmen sollten Exit-Interviews standardisieren, um Trends und Muster erkennen zu können. Gleichzeitig braucht es Freiraum für individuelle Antworten. Qualitative Insights sind oft die wertvollsten.

5. Ergebnisse in Massnahmen überführen
Feedback ohne Folgen ist wertlos. Sorgen Sie dafür, dass wichtige oder sich wiederholende Erkenntnisse in konkrete Verbesserungen fliessen – ob bei Führung, Prozessen oder Unternehmenskultur.

Welche Fehler sollten Unternehmen im Austrittsgespräch vermeiden?

Viele Firmen verschenken die Chance aus der Trennung zu lernen, weil sie das Exit Interview falsch angehen. Typische Fehler sind:

• Es gibt keinen Leitfaden für das Exit Interview
• Das Exit Interview wirkt wie ein Pflichttermin, ohne echtes Interesse an der Person.
• Der Fokus liegt ausschliesslich auf den Kündigungsgründen, nicht auf dem gesamten Arbeitsverhältnis.
• Ergebnisse verschwinden in der Schublade, ohne sichtbare Konsequenzen.
• Kein echtes Interesse an der Verbesserung des Retention Managements des Unternehmens.
• Führungskräfte haben im Gespräch nur das Ziel, Mitarbeitende zurückzugewinnen, statt ehrlich zuzuhören und den Entscheidungsprozess des Mitarbeitenden verstehen zu wollen.

Die Folge: Mitarbeitende fühlen sich nicht ernst genommen. Im schlimmsten Fall entsteht sogar zusätzlicher Frust, der das Risiko für negative Unternehmens-Bewertungen erhöht.

Welche Rolle spielt Wertschätzung im Exit Interview?

Zahlreiche Kündigungen haben eine zentrale Ursache: mangelnde Wahrnehmung und Anerkennung des Engagements und der Loyalität des Mitarbeitenden. Hier bietet das Austrittsgespräch die letzte Gelegenheit, Wertschätzung zu zeigen. Es reicht oft schon, klarzumachen: Wir haben gesehen, was du geleistet hast.

„Mangelnde Wertschätzung ist einer der häufigsten Kündigungsgründe. Für viele ist es eine Genugtuung, wenn sie zumindest im Exit-Interview hören, dass der Verlust ihres Wissens, ihrer Erfahrung und ihres Engagements für das Unternehmen schmerzhaft ist,“ so Dr. Irene Sus, Outplacement-Expertin.

Dieses Signal wirkt nach – selbst wenn der Mitarbeitende geht. Es stärkt die emotionale Bindung, schützt das Employer Branding und kann sogar die Chance erhöhen, dass ehemalige Leistungsträger später zurückkehren („Boomerang Hires“).

Wie lässt sich ein Austrittsgespräch in die HR-Praxis integrieren?

• Persönliche Einladung: Keine Standardmail. Eine individuell formulierte, motivierende Einladung zeigt Wertschätzung.
• Externe Person: Oft sind Mitarbeitende gegenüber externen Coaches oder in der Interviewführung geschulter Berater:innen ehrlicher, da Neutralität und Professionalität gewährleistet sind. Eine externe Person ist dabei auch eher geeignet, einen Perspektivwechsel beim Mitarbeitenden anzuregen (Eigenanteil vs. Fremdanteil).
• Teilstrukturierte Fragebögen: Kombination aus offenen Fragen und quantitativen Skalen. So entsteht sowohl Tiefe als auch Vergleichbarkeit.
• Systematische Auswertung: Ergebnisse müssen dokumentiert, analysiert und mit der Unternehmensführung besprochen werden.
• Feedbackschleife schliessen: Mitarbeitende müssen spüren, dass ihr Input etwas bewirkt. Nur so entsteht Vertrauen in die Feedbackkultur.

Warum Exit Interviews ein strategisches Muss sind

Ein Exit-Interview ist kein lästiger Pflichttermin, sondern ein strategisches HR-Instrument. Richtig umgesetzt (mit einem Exit Interview Leitfaden), liefert es wertvolle Daten, stärkt die Unternehmenskultur und trägt direkt zum Employer Branding bei. Gleichzeitig ermöglicht es einen respektvollen, wertschätzenden Abschied – mit positiven Effekten für beide Seiten.

In einer Arbeitswelt, in der Fachkräfte knapp sind und der Wettbewerb um Talente härter wird, können Unternehmen es sich nicht leisten, diese Chance zu verschenken. Das Austrittsgespräch ist deshalb kein „Nice-to-have“, sondern ein entscheidender Baustein, um langfristig erfolgreich zu bleiben.

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