Im Rahmen unserer regelmässig stattfindenden Assistenz-Apéros konnten wir am 17. September Frau Barbara Santucci für ein spannendes Referat zum Thema «Führen und Delegieren im Auftrag des Vorgesetzten» gewinnen.
Barbara Santucci ist seit über 20 Jahren beim Schweizer Radio und Fernsehen als Persönliche Assistentin des Chefredaktors tätig und war dazwischen interimistische Assistentin des Fernsehdirektors.
Politische und wirtschaftliche Themen sind seit langem ihr Steckenpferd. Aus diesem Grund assistiert sie nebenbei noch für Produktionen verschiedener Polit- und Wirtschaftssendungen. Bei Grossanlässen des SRF wie dem WEF, SEF, National- und Ständeratswahlen oder Präsidentschaftswahlen im Ausland ist Frau Santucci als VIP-Gästebetreuerin im Einsatz. In ihrer Freizeit präsidiert sie die Moneypenny Society, ein Netzwerk von und für Assistentinnen.
Wenn die Referentin die Sandwich-Funktion erwähnt, die Assistentinnen als Bindeglied zwischen Vorgesetztem und Team inne haben, spricht sie den Besucherinnen unseres Anlasses bestimmt aus dem Herzen. Es ist eine Kunst und Gratwanderung zugleich, Vertrauen einerseits nach oben und andererseits nach unten zu schaffen. Als wichtiges «Stimmungsbarometer» spüren Assistentinnen ausserdem, was in der Chefetage geschieht und wo es an der Team-, Geschäftspartner- oder Mitarbeiterfront brodelt.
Voraussetzungen, um diese vielfältigen Herausforderungen von Office- bis Führungsaufgaben erfolgreich zu bewältigen, sind Selbstorganisation und -sicherheit, Überzeugungskraft, Motivation, aber auch Souveränität, Echtheit und ein fundiertes Wissen der Materie.
Eine Executive Assistant spürt natürlich den Charakter ihres Vorgesetzten ganz unmittelbar und bekommt hin und wieder auch Tritte ab. Frau Santucci hat mit patriarchalischen, introvertierten oder auch kollegialen Vorgesetzten zusammengearbeitet und weiss, dass es Zeit braucht, Vertrauen aufzubauen. Wenn das gelingt, erhält die Assistentin vollen Rückhalt durch ihren Chef, darf sie sich immer mehr einbringen und geniesst den Austausch auf Augenhöhe. Man wächst immer an seinen Chefs, ist die Referentin überzeugt. Ein wichtiger Rat, den uns Frau Santucci in dieser Hinsicht ans Herz legt, lautet: «Packen Sie Ihren Rucksack mit Wissen voll und seien Sie breit interessiert». Das hilft, bei Kritik überzeugend zu kontern.
Frau Santucci empfiehlt Assistentinnen überdies, auf ihren Vorgesetzten wie auf einen Partner einzugehen – schliesslich geht man eine enge Beziehung miteinander ein, deren Basis unbedingte Ehrlichkeit ist. Diese Beziehung gilt es ständig zu stärken.
Barbara Santucci hat aus ihrer langjährigen Erfahrung gelernt, dass Vorgesetzte kaum mit einem Duckmäuschen als Assistentin umgehen können. Ihrer Meinung nach muss diese auf Augenhöhe mit ihrem Chef kommunizieren – Klartext zu reden und dabei höflich zu bleiben, sind wichtige Vorgehensweisen bei der Zusammenarbeit. Vor allem männliche Vorgesetzte schätzen eine rein prägnante Sprache; lösungsorientiertes Denken und Optimismus sind dabei wichtige Elemente in der Beziehung zum Chef.
Folgende Punkte ermöglichen laut Barbara Santucci eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit seinem Vorgesetzten:
- gegenseitig die Erwartungen klären
- Arbeitstechniken des Chefs erkennen
- von Erziehungsmassnahmen absehen (wir können seine Persönlichkeit nicht ändern!)
- Fehler zugeben
- einander Rückhalt geben
Die Referentin ermutigt uns überdies, sich bei Projektvergaben und neuen Aufgaben spontaner zu melden. In dieser Hinsicht können wir sicher von der «Spontaneität» einiger Männer lernen, die sich generell seltener kritisch hinterfragen, ob sie alle nötigen Voraussetzungen für eine neue Herausforderung mitbringen. Auch vom grossen Netzwerk und den Seilschaften, die die meisten Männer pflegen, können wir lernen.
Wenn man dann als Assistentin zusätzlich lernt, sich wenn nötig zu distanzieren und «konstruktiv nein zu sagen» (z.B. dass man eine Aufgabe erst nach Abschluss eines anderen Auftrags annehmen kann), schafft dies wertvolle kurze Oasen und man behält den Überblick im Arbeitsalltag.
Liebe Barbara, wir danken dir ganz herzlich für dein inspirierendes, lebhaft vorgetragenes Referat, und wünschen dir von Herzen weiterhin viel Energie und Enthusiasmus für deine vielseitigen Tätigkeiten.
