Wozu hat man Feedbackgespräche, wenn sie nicht genutzt werden?

Unsere Consultant Laura Pohl hat in Ihrem Beratungsalltag festgestellt, dass das Potenzial der Mitarbeitergespräche oft nicht genutzt wird und hinterfragt in diesem Blog die Nutzung und gibt Tipps, wie man das Potenzial nutzen kann.

Von Laura Pohl für HR Today, April 2024

In unserem Beratungsalltag stelle ich immer wieder fest, dass Mitarbeitergespräche nur sporadisch durchgeführt, nicht richtig vorbereitet oder sogar ganzheitlich in Frage gestellt werden. Vielleicht haben auch Sie sich schon gefragt, ob das regelmässig geplante Feedbackgespräch wirklich nötig ist, oder ob diese Zeit nicht «sinnvoller» genutzt werden könnte?

In den folgenden Zeilen halte ich ein Plädoyer FÜR regelmässige und vor allem konstruktive Feedbackgespräche (ob Quartalsgespräche, Weekly-1:1 oder Jahresendgespräche) und appelliere an alle mit Personalverantwortung, solche regelmässig und sinnvoll zu nutzen.

«Ich habe keine Zeit für die Vorbereitung»

Im Trubel des Alltags rückt die sorgfältige Vorbereitung von Feedbackgesprächen auf der Prioritätenliste schnell in den Hintergrund. Die fehlende Vorbereitung führt dazu, dass Mitarbeitende und Vorgesetzte sich in offiziellen Gesprächen wie Quartals- oder Jahresgesprächen gegenseitig eine durchwegs positive Bilanz ausweisen und kaum kritisches Feedback austauschen. Insbesondere Mitarbeitende sollten diese Gelegenheiten nutzen, um wichtige Anliegen bei den Vorgesetzten anzubringen. Nur so kann aus dem Gespräch auch ein Mehrwert gezogen werden, nämlich, dass die Vorgesetzten nun über eventuelle Missstände informiert sind (und sich diesen idealerweise auch annehmen).

Schock – die unerwartete Kündigung!

Dass das Gespräch auch anders ausgehen, beziehungsweise in einer Kündigung resultieren kann, habe ich kürzlich durch Kunden erfahren. Gleich in mehreren Fällen wurde ein äusserst positives Feedbackgespräch durchgeführt. Einige Wochen darauf folgte die Kündigung seitens der Mitarbeitenden, die – gemäss dem erfolgten Austausch – scheinbar zufrieden waren. Diese Diskrepanz zwischen den Gesprächsinhalten und den tatsächlichen Entscheidungen der Mitarbeitenden legt ein tieferes Problem offen: Die Kommunikation war nicht so offen und ehrlich, wie sie hätte sein sollen.

Vorteile einer gelebten Feedback-Kultur

Das Potenzial eines ehrlichen Feedbackgesprächs wird oft unterschätzt. Gerade in Zeiten, in denen sich die Rekrutierung qualifizierter Mitarbeitenden als wahre Herausforderung erweist, wird die Bindung der passenden Fachkräfte noch wichtiger. Eine offene Kommunikationskultur kann hier den entscheidenden Unterschied bewirken. Es geht nicht nur darum, Raum für Lob und Anerkennung zu schaffen (auch wenn dieser Aspekt nicht zu vernachlässigen ist), sondern auch sachliche Kritik und echte Bedenken auszusprechen. Wenn richtig genutzt, dient dieser Austausch nicht bloss den Mitarbeitenden, sondern umso mehr den Vorgesetzten, da er die Möglichkeit bietet, direkt vom Team zu erfahren, wie es um ihre Arbeitsbelastung, ihr Wohlbefinden und ihre berufliche Zufriedenheit steht.

Schock 2: Mir wurde gekündigt – dabei war alles in Ordnung!

Andere Beispiele für unzureichende Feedbackkultur habe ich im privaten Umfeld aufgeschnappt. Trotz mehrfachem Austausch mit Vorgesetzten wurden keine Probleme oder Verbesserungswünsche für die weitere Zusammenarbeit geäussert. Kurz darauf wurde die Kündigung ausgesprochen – man sehe keine Zukunft mehr für die Personen im Unternehmen. Auch hier klafft eine breite Lücke zwischen Realität und gelebtem Feedback.

Oft sind es unerfüllte und unausgesprochene Erwartungen, die zu diesen drastischen Entscheidungen führen. Die klare Vermittlung solcher Verbesserungswünsche ist nicht immer einfach, sie ist jedoch zentral für die erfolgreiche Weiterentwicklung der Mitarbeitenden. Umso wichtiger, dass diese Verantwortung von Vorgesetzten auch wahrgenommen wird.

Krisenkommunikation vor Kommunikationskrisen

Um eine Kultur der Offenheit zu fördern, sollten Führungskräfte ermutigt werden, auch schwierige Themen anzusprechen. Hier sind einige Vorschläge:

1. Fragen Sie aktiv nach Herausforderungen und Bedenken. Stellen Sie offene Fragen, die über ein einfaches «Wie geht es dir heute?» hinausgehen.
2. Ermutigen Sie zum Austausch von konstruktiver Kritik. Schaffen Sie eine Atmosphäre, in der Feedback nicht als Bedrohung, sondern als Gelegenheit zur Verbesserung angesehen wird.
   → Dies setzt ein Mindestmass an Kritikfähigkeit aller Beteiligten voraus. Auch anonyme Feedback-Tools können es Mitarbeitenden erleichtern, ehrliches Feedback zu geben, ohne dabei negative Konsequenzen zu befürchten.
3. Bieten Sie regelmässige Check-Ins an. Neben dem formalen Austausch können informelle Gespräche helfen. Der kontinuierliche Dialog baut Vertrauen auf und zeigt, dass Ihnen das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden wirklich am Herzen liegt.

Fazit: «Communication is key!»

Die kontinuierliche Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden ist essenziell. Sie wird jedoch erst konstruktiv, wenn ein beidseitiger, authentischer und offener Austausch stattfindet. In zahlreichen Beratungen habe ich festgestellt, dass Teams, die eine offene Kommunikations- oder Diskussionskultur pflegen, nicht nur produktiver, sondern auch zufriedener sind. Diese Teams erleben seltener unerwartete Kündigungen, weil Probleme und Unzufriedenheiten offen angesprochen und gemeinsam Lösungen entwickelt werden. Kritiklose Gespräche führen selten zur Verbesserung einer Situation und Mitarbeitende können ihre Leistung kaum verbessern, wenn sie über keine Verbesserungspunkte informiert sind. Nur die aktive Beteiligung beider Seiten kann eine tragfähige Grundlage für eine starke, engagierte und langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit schaffen.