Offene Positionen
Executive Assistants
Du als Co-Pilotin fürs Office Management
Assistent:in Office Management 40-60%
Die assetimmo Immobilien-Anlagestiftung mit Sitz in Zürich ist eine unabhängige Stiftung, ausgestattet mit über 50 Jahren Immobilienkompetenz. Ihre Kundschaft sind schweizerische Personalvorsorgeeinrichtungen, die in den beiden Anlagegruppen für Wohn- und Geschäftsliegenschaften investieren. Als Office Managerin unterstützt du das dynamische und modern agierende Team der assetimmo und bewegst Dich somit direkt am Puls des Geschehens. Mit Deiner Erfahrung, Zuverlässigkeit und Eigeninitiative trägst Du sowohl administrativ als auch inhaltlich zum weiteren Erfolgskurs der Firma bei. Es erwartet Dich ein junges, anpackendes Team, ein kollegialer Umgang, ein interessantes Netzwerk und viel Raum zur Mitgestaltung!
Deine Aufgabe
Im Office-Management sitzt du im Cockpit. Die selbständige Telefon- und Mailboxtriage, Postbearbeitung, die digitale Ablage sowie allgemeine Büroverwaltung jonglierst du im dynamischen Alltag souverän. Du koordinierst Neuanschaffungen, sorgst für reibungslose Abläufe und bist zur Stelle, wo man dich braucht. Mit deinen Hosting-Qualitäten empfängst du Gäste und schaffst eine Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen, damit sich auch deine Kolleg:innen voll und ganz auf ihre Projekte fokussieren können. Dank deiner Agilität koordinierst und unterstützt du bei der Organisation von Veranstaltungen, Teamevents oder Gremiensitzungen und hältst deiner Kollegin und Vorgesetzten, der GL-Assistentin, den Rücken frei. Zusätzliche Abwechslung findest du bei der Aushilfe im Finanzteam, beim Betreuen der Webseite, bei der Mitarbeit an Geschäftsberichten oder weiteren Projekten. Gelegentliche Stellvertretungen und Protokollierungen in Sitzungen ergänzen dein vielseitiges Aufgabenfeld. All das reicht dir nicht? – Dann finden sich bei zusätzlicher Kapazität sicherlich noch weitere Projekte, die von deinem Tatendrang profitieren!
Dein Profil
Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie einige Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit. Von Trubel oder unvorhergesehenen Ereignissen lässt du Dich nicht aus der Ruhe bringen – Du behältst dein Ziel im Auge und findest für jedes Problem eine Lösung. Deine strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise hilft Dir, immer den Überblick zu behalten und Dich in Deinem Netz nicht zu „verheddern“. Mit einer natürlichen Portion Neugier ausgestattet, arbeitest Du Dich gerne in neue Aufgaben ein und unterstützt so Dein Team pragmatisch und effizient. Deine freundliche und dienstleistungsorientierte Art begeistert Teamkolleg:innen, Vorgesetzte und Kund:innen gleichermassen. Mit ausgezeichneten Deutsch- sowie guten Englisch- und/oder Französischkenntnissen betreust Du die externen Ansprechpartner:innen optimal. Zu guter Letzt – die Microsoft-Office-Palette (insbesondere Word, Excel und Power Point) bedienst Du mit Leichtigkeit und auch in IT-Fragen bist Du eine wertvolle Anlaufstelle.
Laura Pohl steht Dir für Fragen gerne zur Verfügung und freut sich auf Deine kompletten Bewerbungsunterlagen im PDF-Format (Motivationsschreiben, CV mit Foto, vollständige Arbeits- und Abschlusszeugnisse) in elektronischer Form auf unserem Bewerbungsportal.
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Specialists and Executives
Florastrasse 49, CH-8008 Zürich
Telefon +41 44 421 77 11
