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Von der klassischen Assistenz zur Superheldin

By Sabine Biland-Weckherlin, Oktober 2021

Im Rahmen unseres ersten digitalen Assistenz-Apéros am 22. September 2021 konnten wir Frau Diana Brandl für ein interaktives Referat zum Thema «Future Work, Future Skills» gewinnen.

Diana Brandl hat sich in Fachkreisen einen Namen als Referentin, Coach, Leiterin von Seminaren und Workshops, Gesprächs- und Interviewpartnerin im In- und Ausland, Buchautorin und Bloggerin gemacht. Basierend auf ihrer 20jährigen, erfolgreichen Karriere als Senior Executive Assistant auf Topmanagement-Ebene in namhaften Unternehmen, schöpft sie dabei aus dem Vollen. Ihre Themen sind die Digitalisierung, New Work, Personal Branding und Leadership sowie das Berufsbild der Assistenz der Zukunft. Frau Brandl, wohnhaft in Berlin, ist verheiratet und Hundebesitzerin.

Von Anfang bis zum Ende des 90minütigen rhetorischen Feuerwerks verstand es unsere Referentin unsere Zuhörerinnen zu fesseln. Dies gelang ihr mit einem gelungenen Mix aus Praxisbeispielen, innovativen Thesen und Aufrufen an die Adresse der teilnehmenden Executive Assistants. Das Publikum dabei in der passiven Zuhörerrolle? Weit gefehlt!

Seien Sie wachsam und erfinderisch

Die Grundaussage unserer Referentin: Bedingt durch die Digitalisierung und beschleunigt durch Corona ist auch das Berufsbild der Assistenz in einem rasanten Wandel begriffen. Reisen werden reduziert, das Homeoffice wird zu einer Normalität, mit dem Einzug von AI werden Tools und Apps immer einfacher in der Bedienung – auch für sukzessive autarkere Vorgesetzte. Nach der Krise ist nicht mehr vor der Krise. Für die Assistenz gilt es darum, neue Wirkungsfelder pro-aktiv für sich zu erkennen und somit das eigene Portfolio neu aufzusetzen. Frau Brandl hält es mit Max Frisch, wonach «Krise ein produktiver Zustand ist. Man muss ihr nur den Beigeschmack der Katastrophe nehmen”.

Mit den neuen Tools, Arbeitsoberflächen und einer Menge an spannenden Initiativen, sieht unsere Referentin in der digitalen Transformation «wahnsinnig» viele Chancen für die Assistenz der Zukunft. Auf die Frage, wie digital unser Publikum denn in der Freizeit sei, wurde u.a. «Röbi», der Staubsauger-Roboter genannt.

Einige Empfehlungen

Frau Brandl ruft unsere Teilnehmerinnen dazu auf, ihre Eigen-/Verantwortung wahrzunehmen:

  • Betreiben Sie Selbstmarketing – stellen Sie Ihr Licht nicht unter den Scheffel und widerlegen Sie Vorurteile, wonach Sie beispielsweise in der Abwesenheit Ihres Chefs nichts zu tun hätten
  • Befassen Sie sich mit den Trends der Zukunft, so mit der Assistenz 4.0 – lernen Sie neue Tools kennen
  • Betätigen Sie sich als Trendscout, indem Sie sich aktiv vernetzen und strategische Allianzen bilden und sich dabei informieren, wie «andere arbeiten»
  • Machen Sie sich dabei NIE von Ihrem Chef abhängig, denn dieser steht sich trotz anderslautenden Zusicherungen Ihnen gegenüber opportunistisch selbst am nächsten
  • Geben Sie sich auch keiner falschen Sicherheit hin, denn der Chef kann jederzeit von oben ausgetauscht werden und dann sind u.U. auch SIE Ihren Posten los; dasselbe gilt für die Reduktion von Executive Assistant-Rollen zugunsten von Teampositionen

Die Bedürfnisse der Millenials verändern das Berufsbild

In Zeiten von New Work bleibt kaum ein Stein mehr auf dem anderen – die Zusammenarbeit wird immer interaktiver, Einzelbüros gehören der Vergangenheit an. Einmal mehr sind Management-Assistenzen gefragt, mit dem rasanten digitalen Wandel der Rolle mitzuhalten.

Wenn es stimmt, dass «75% of the global work force will be made up of millennials by 2025”, so haben weitsichtige Assistentinnen alles Interesse daran, sich gewinnbringend für die Zukunft zu rüsten und aufzustellen. Um dies zu illustrieren, erzählt Diana Brandl die eindrückliche Geschichte von Mary Beth, der Assistentin von Elon Musk, die um eine Lohnerhöhung bat. Stattdessen schlug der Chef ihr zwei Wochen Ferien vor. Sollte er in dieser Zeit einsehen, dass er ohne sie auskommen könne, so würde er sie zukünftig auf ihre Dienste verzichten. So kam es dann leider auch. “Mary Beth was an amazing assistant for over 10 years, but as the company complexity grew, the role required several specialists vs one generalist,” kommentierte Musk, die Kündigung. Die zukunftsgerichtete Assistentin wird daher gut daran tun, sich mit Coaching, Trainings oder Weiterbildungen von der Generalistin hin zur Expertin zu entwickeln. Agilität ist dabei das Zauberwort!

Selbstmanagement

Die «aufopfernde, selbstlose Dienstleisterin» gehört zukünftig der Vergangenheit an, indem sie ihre eigenen Bedürfnisse viel mehr Beachtung schenkt – oder sie sogar oben anstellt. Eine spontane Umfrage bei unseren Teilnehmerinnen ergibt, dass diese entweder morgens täglich kurz ein Bad im See nehmen, joggen oder vor Arbeitsbeginn dem Pferd im Stall einen Besuch abstatten. Andere gewähren sich über Mittag eine bewusste, kurze Auszeit für einen Spaziergang. Generell unterstehen auch die traditionell erwarteten Verfügbarkeiten dem System des Wandels – «the job has to get done», egal ob physisch im Büro oder nach Büroschluss von zuhause aus.

Ganz wichtig: Storytelling

Diana Brandl bezeichnet sich selbst als Digital Native und hat zuletzt in der Start Up Welt gearbeitet. Sie lehrt aus erster Hand, was es bedeutet, mit Millennial Managern zusammenzuarbeiten und welche Wichtigkeit das eigene in der Profilschärfung hat. «Wenn nicht Du, wer dann?» fragt sie provokativ in die virtuelle Runde.

Digital Assistant – Freund oder Feind?

Canva, Find Time, Alexa, Siri, Cortana oder Apps für To-do-Listen … Es ist lohnenswert, neue Nischen zu ergründen und sich mit progressiven Tools vertraut zu machen.

Welches sind die Top Skills im 2025%?

In einer WEF-Studie hochbewertet sind

  • Analytical thinking and innovation
  • Complex problem solving
  • Critical thinking and analysis
  • Creativity, originality and innovation
  • Reasoning, problem-solving and ideation

… also Fertigkeiten, die absolut auf die DNA einer Assistentin ausgerichtet sind. Somit ist Hoffnung angesagt!

Die Assistenz als Sprungbrett

Die Assistentin ist die Seele der Firma und beweist täglich Leadership skills im Unternehmen. Sie ist in der Lage, zusätzliche und ausserordentlich vielseitige, anspruchsvolle Rollen auszuüben. Im Sinne des Job Enrichments ist die kompetente Assistentin der Zukunft auch Digital Manager, Social Media Expert oder Moderatorin bei online Meetings. Auf der Strecke bleiben dafür vermehrt meist unbeliebte Routinetätigkeiten wie Reise- und Terminbuchungen oder Spesenabrechnungen. Sind dies nicht gute Nachrichten?

Diana Brandl ruft dazu auf, im eigenen Unternehmen proaktiv und mutig aufzutreten. Sie schlägt vor, das eigene Unternehmen besser kennenzulernen – beispielsweise mit einer Übersicht der aktuell offenen Stellen. Die Assistenz der Zukunft hat jedes erdenkliche Interesse daran, einen bleibenden Fingerabdruck im Unternehmen zu hinterlassen – und dafür in die eigene Weiterbildung zu investieren.

Liebe Diana, Du hast so engagiert und eindringlich zu Mut, Wachheit und Weitsicht aufgerufen, dass Deine Appelle ganz bestimmt Gehör gefunden haben. Wir stehen vollumfänglich hinter Deinen Aussagen und sehen im Assistenzberuf weiterhin sehr viel neues Potential. Danke herzlich für Dein packendes Referat! Wir wünschen Dir von Herzen weiterhin viel Energie und Enthusiasmus für Deine vielseitigen Tätigkeiten.

Wie denken Sie, sieht die Zukunft der Assistenz aus? Wir freuen uns über Ihren Kommentar.

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