Recruiting Outsourcen – Ja oder Nein? – Beleuchtung der Vorzüge und der Nachteile

Haben Sie sich schon gefragt, was die Vorteile und Nachteile sind, wenn der Recruiting-Prozess an eine Personalberatung abgegeben wird? Unsere Office Managerin Daniela Steiner geht in diesem Blog genau auf diese Fragestellung ein.

Von Daniela Steiner, Juni 2024

In diesem Beitrag möchte ich möglichst neutral einmal auf die Vorzüge und Nachteile eingehen, die das Outsourcen vom Recruiting-Prozess mit sich bringt.

Doch bevor wir uns da rein begeben, ist es wichtig die Bedeutung der beiden Worte zu klären:

Recruiting bedeutet Personalbeschaffung und Outsourcing bedeutet die Auslagerung einer Dienstleistung. Wir reden beim Recruiting Outsourcing also von der Auslagerung der Personalbeschaffung. Personalberatungen, Personalvermittler, Personaldienstleister und Headhunter übernehmen diesen sehr entscheidenden Part und werden von Unternehmen ins Boot geholt für die Personalbeschaffung!

Wie man diese Agenturen auch nennen will, sie alle sollten die Fähigkeit haben, massgeschneiderte Lösungen im Bereich Recruiting für Unternehmen und Kandidaten zu entwickeln.

Wie immer birgt dies Vor- und Nachteile und zuerst möchte ich auf die Pluspunkte eingehen, welche die Auslagerung des Rekrutierungsprozesses an eine Agentur, für Unternehmen bedeuten kann.

 

1. Fachkenntnisse

Wer einen Personaldienstleister engagiert, profitiert von umfassendem Knowhow und jahrelanger Erfahrung in vielen Bereichen und Branchen.

Für jede Aufgabe im Rekrutierungsprozess, sei es das Verfassen und Veröffentlichen von Stellenausschreibungen, das Active Sourcing, das Employer Branding oder auch die Persönlichkeitsanalyse – eine Agentur verfügt über Experten. Ausserdem sind Personaldienstleister aufgrund der täglichen Arbeit im HR- und Recruitingbereich immer am Puls der Zeit, sei es technisch, in der Zielgruppenansprache oder im Handling.

Bei einer Agentur bekommt das Unternehmen also ein ganzes Team an Spezialisten um Ihre:n Fachspezialist:in / Ihre Führungskraft oder Ihre Assistenz –  kurz:  Ihre:n zukünftige:n qualifizierte:n Mitarbeitende:n für Ihr Unternehmen zu finden.

 

2. Fullservice:

Der Rekrutierungsprozess ist oft zeit- und ressourcenintensiv. Personalberatungen übernehmen die gesamte Administration und Abwicklung, von der Vorselektion über die Durchführung von Erstinterviews. Sie erstellen einer Shortlist (Liste mit den am besten geeigneten Kandidat:innen aus Sicht der Personalberatung) übernehmen die Koordination aller Interviewtermine zwischen Kandidat:innen und Kund:in und holen die Referenzen ein. Auch eine beratende Begleitung beim Vertragsabschluss ist, wenn gewünscht, möglich.

Die Unternehmen sparen also Zeit und Ressourcen. Die HR-Verantwortlichen und – Mitarbeitenden können sich auf andere wesentliche Arbeiten im HR-Aufgabenbereich bzw. im Unternehmen konzentrieren.

 

3. Erfolgsmessung und Erfahrung

Die Erfolgsmessung ist im Recruiting-Prozess sehr wichtig, denn je nach dem ist es wichtig im Prozess entscheidende Anpassungen zu machen. Es werden Fragen geklärt wie:

• Wie gut performt die Anzeige?
• Wie viele Klicks gibt es auf das Inserat?
• Wie kann das Inserat noch mehr Sichtbarkeit bekommen?
• Gibt es weiter Möglichkeiten, qualifizierte Kandidat:innen zu erreichen?

Diese und viele weitere Faktoren hat eine Agentur ständig für ihre Kunden im Blick. Experten kümmern sich z.B. um passende Keywords, die Neuschaltung von Stellenanzeigen und achten auf Timings und Fristen. Diese dauerhafte Überwachung der Massnahmen und Erfahrung der Agentur verbessern die Rekrutierungschancen und verkürzen den Einstellungsprozess

 

4. Diskretion und Professionalität ein selbstverständliches Muss

Es versteht sich von selbst, dass eine führende und erfolgreiche Personalberatung diskret und professionell vorgeht. Oft werden neue Stellenbesetzungen auch anonym durchgeführt. Dies kann der Fall sein, wenn z.B.  noch nicht offiziell bekannt ist, dass eine Schlüsselstelle im Unternehmen neu besetzt wird. In diesem Fall ist es ein grosser Vorteil mit einer Personalberatung zusammen zu arbeiten. Interviews etc. können z.B. in den Räumlichkeiten der Agentur durchgeführt werden.

 

Jetzt kommt bei Ihnen bestimmt der Gedanke auf, dass hier nur die positiven Aspekte angesprochen werden, schliesslich erscheint dieser Blog auf der Homepage eines Personaldienstleisters.

Dem ist nicht so. Auch eine Agentur muss kritisch sein und sich hinterfragen. Es ist wichtig sich auch mit den Nachteilen zu befassen, welche ein Recruitingauftrag mit sich ziehen kann. Im Folgenden dazu mehr:

 

1. Seriosität

Bei den Berufsbezeichnungen Personalvermittler und Personalberater handelt es sich nicht um geschützte Begriffe. Deswegen kann die Qualität ihrer Arbeit mitunter stark variieren. Entscheidend ist, dass man sich die Personalberatung zunächst gut anschaut, bevor man sich zu einer Zusammenarbeit entschliesst. Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit muss die «Chemie» zwischen Auftraggeber und -nehmer stimmen, d.h. ein Unternehmen muss der Agentur Einblick in sein «Herz» gewähren, Vertrauen haben und sicherstellen, dass die Agentur verstanden hat, wie sie funktionieren und arbeiten. Nur dann ist es möglich, dass eine Agentur den:die bestmögliche:n Kandidat:in für die zu besetzende Funktion in diesem Unternehmen findet.

 

2. Mangelnde Kontrolle

Die Abgabe der Personalbeschaffung an einen Personaldienstleister bedeutet auch die Abgabe der Kontrolle. Es muss Vertrauensbasis geschaffen werden. Ein ausführliches gegenseitiges Kennenlernen, ein Abholen der wichtigen Spezifikationen, welche von dem Kunden für die zu besetzenden Position erwartet werden, sowie Transparenz auf beiden Seiten führen zu diesem Vertrauen. Weiterhin sollte dies alles schriftlich fixiert werden, um Missverständnisse vorzubeugen.

Diese Punkte müssen unbedingt eingehalten werden, damit die Agentur das Ziel, den perfekten Match zu finden, erreichen kann.

 

3. Risiko einer Fehlbesetzung

Ist der Austausch zwischen dem Unternehmen und dem Personaldienstleister nicht transparent und ehrlich, kann es passieren, dass die «falsche» Person rekrutiert wird. Daher ist die gemeinsame Definition des Stellenprofils und das Kennenlernen des Unternehmens in einem Briefing enorm wichtig.

 

4. Die Kosten

Für viele Unternehmen spielen die Kosten eine grosse Rolle und werden als Nachteil für das Engagieren einer Personalagentur genannt. Auf den ersten Blick mag das tatsächlich so wirken. Im Rekrutierungsprozess verbergen sich jedoch viele versteckte Kosten für ein Unternehmen und wenn diese einbezogen werden, ergibt sich oft ein Nullsummenspiel. In unserem nächsten Blog, der Im Juli erscheint gehen wir auf diese Kosten im Detail ein.

 

Fazit Vor- und Nachteile

Ein Unternehmen muss die Vorzüge und die Nachteile einander gegenüberstellen und sich vor allem der Ressourcen in den eigenen Reihen bewusst sein. Selbstverständlich spielen hier auch die Grösse des Unternehmens (KMU oder Grossunternehmen), die zu besetzende Position (ist es eine anonyme Suche etc.) eine Rolle. Vielleicht sind für den einen oder anderen Punkt die Ressourcen und/oder die Expertise im eigenen Unternehmen für eine Rekrutierung zeitweise oder gar nicht vorhanden. Dann macht es Sinn, sich Hilfe in Form eines Personaldienstleisters zu holen. Ein Unternehmen sollte sich immer bewusst sein, dass eine Agentur auch eine beratende Tätigkeit übernimmt oder auch nur Teilgebiete eines Recruitings (z.B. Active Sourcing) übernehmen kann. Es muss nicht immer eine «Vollrekrutierung» sein.

Denken Sie darüber nach den Rekrutierungsprozess, einer zu besetzenden Stelle, outzusourcen? Wir sind gerne für Sie da. Kontaktieren Sie einfach direkt einer unserer Consultants.