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Executive Assistants
Persönliche Assistentin des Verlegers 100%
Der Diogenes Verlag ist Europas grösster unabhängiger Belletristikverlag und ein international renommiertes Unternehmen, das sich der Publikation von Literatur, Kunst- und Kinderbüchern widmet. Mit Sitz in Zürich und einer über Jahrzehnte gewachsenen Tradition und einem engagierten Team von über 80 Mitarbeitenden, die sich alle durch eine tiefe Verbundenheit zur Welt der Bücher und Geschichten auszeichnen, bietet das Unternehmen eine einzigartige Arbeitsatmosphäre. Die offene Firmenkultur, bei der jede Frage erlaubt ist und Zusammenarbeit auf Augenhöhe stattfindet, macht das Unternehmen aussergewöhnlich. Sie dürfen sich auf einen nahbaren und inspirierenden Vorgesetzten freuen, der grossen Wert auf den persönlichen Austausch legt.
Ihre Aufgabe
In dieser zentralen und ausgesprochen anspruchsvollen Rolle sind Sie die unverzichtbare Unterstützung des Verlegers in allen Bereichen seines vielfältigen Arbeitsalltags. Sie übernehmen die umfassende Organisation und Koordination seines Terminkalenders, was sowohl geschäftliche als auch private Verpflichtungen umfasst. Dazu gehören die Planung und Buchung internationaler Reisen sowie die Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, bei denen Sie Protokoll führen und sicherstellen, dass alle nachfolgenden Aufgaben zeitgerecht erledigt werden. Die stilsichere Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, sowohl intern als auch extern, ist ein wesentlicher Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit. Darüber hinaus pflegen und aktualisieren Sie die umfangreiche Kontaktdatenbank und sorgen dafür, dass alle relevanten Informationen stets griffbereit sind. Ihre Aufgabe erfordert es, flexibel auf kurzfristige Änderungen in der Planung zu reagieren und dabei stets den Überblick zu behalten. Sie arbeiten eng mit den anderen Assistentinnen zusammen und stellen sicher, dass die Kommunikation zwischen allen Beteiligten reibungslos verläuft. In einem dynamischen Umfeld, in dem sich Prioritäten schnell ändern können, tragen Sie dazu bei, dass der Verleger seine vielfältigen Aufgaben effizient und effektiv erfüllen kann. Ihr Organisationstalent, Ihre Fähigkeit zur Priorisierung und Ihre Diskretion sind hierbei entscheidend.
Ihr Profil
Sie sind eine loyale und belastbare Persönlichkeit mit einer abgeschlossenen Ausbildung, idealerweise im Bereich Sprachwissenschaften oder einer vergleichbaren Qualifikation. Geprägt von einer starken Dienstleistungsmentalität, bringen Sie die Bereitschaft mit, auch einfache Aufgaben zu übernehmen, während Sie gleichzeitig als Sparringspartner des Verlegers auf Augenhöhe agieren. Mehrjährige praktische Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle wird vorausgesetzt; Branchenerfahrung in der Literatur- oder Kulturwelt wird bevorzugt. Wichtiger aber ist Ihre Fähigkeit, sich schnell in die Anforderungen des Verlagsumfelds einzuarbeiten und Ihre Aufgaben mit hohem Engagement zu erfüllen. In Ihrer Muttersprache Deutsch sind Sie ebenso stilsicher wie mit Ihrem fliessenden Englisch, wobei dem schriftlichen Ausdruck eine hohe Bedeutung beigemessen wird. Zudem sind Sie versiert im Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln. Ihre schnelle Auffassungsgabe, Detailgenauigkeit und Ihr effizienter Arbeitsstil zeichnen Sie aus. Darüber hinaus sind Sie in der Lage, komplexe Fragestellungen zu durchdenken und gleichzeitig alltägliche Aufgaben mit der gleichen Sorgfalt zu erledigen – von der Erstellung anspruchsvoller Korrespondenz bis hin zur Organisation von Events. In diesem inspirierenden, kulturellen Umfeld sind Sie nah dran an Autor:innen, Kunst- und Kulturprojekten und erleben den kreativen Puls des Verlags hautnah mit. Ihre Bereitschaft, sich langfristig in dieser Position zu engagieren, ist ebenso wichtig wie Ihr Flair für Geschichten und Ihre Affinität zu Kultur. Sie müssen in der Lage sein, sich in einem dynamischen Arbeitsumfeld zu behaupten, in dem Sie oft mehrere Aufgaben gleichzeitig jonglieren. Dabei kommt es auf Ihre Fähigkeit an, sowohl eigenständig zu arbeiten als auch in einem Team von Assistentinnen eng zusammenzuarbeiten. Ihre Bodenständigkeit, Ihr Charisma und Ihr diplomatisches Geschick machen Sie zur idealen Besetzung für diese Schlüsselposition.
Laura Pohl steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung und freut sich auf Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen im PDF-Format (Motivationsschreiben, CV mit Foto, vollständige Arbeits- und Abschluss-zeugnisse) in elektronischer Form auf unserem Bewerbungsportal. Wir akzeptieren Bewerbungsunterlagen, welche mit der Unterstützung von KI (künstlicher Intelligenz) erstellt wurden, jedoch müssen diese als solche deklariert werden.
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