Vacancies
Executive Assistants
Flexibel, organisiert und immer offen für Neues? Ihr Platz ist hier!
Persönliche Assistenz 40-60%
Unser Kunde ist ein vielbeschäftigter Unternehmer und verantwortet die Vermögensverwaltung des persönlichen Family Office im Herzen von Zürich. Zur Unterstützung und Koordination seiner zahlreichen, abwechslungsreichen Tätigkeiten im In- und Ausland suchen wir eine flexible, tatkräftige und pragmatische Persönlichkeit mit Organisationstalent. Wenn Sie gerne im Hintergrund die Fäden zusammenhalten, über verschiedene Zeitzonen und Projekte immer den Überblick bewahren und in einem jungen und gleichzeitig menschlichen, respektvollen Umfeld tätig sein möchten, dann sind Sie hier richtig.
Ihre Aufgabe
In dieser neu geschaffenen, anspruchsvollen Rolle sind Sie die rechte Hand Ihres vielbeschäftigten Vorgesetzten und übernehmen die Schaltzentrale im Back Office. Sie unterstützen ihn tatkräftig in allen administrativen und organisatorischen Belangen, um mehr Struktur in den Alltag zu bringen und ihn zu entlasten. Ihr Aufgabenbereich umfasst die Buchhaltung sowie den Zahlungsverkehr, die interne Ablage/Dokumentation, die Postbearbeitung, Unterstützung bei der Reiseorganisation, Reportings und weitere koordinative Tätigkeiten. Je nach Verfügbarkeit, sind Sie auch als Koordinator:in im Haushaltsmanagement oder Protokollführer:in bei Meetings zur Stelle und unterstützen bei der E-Mail-Korrespondenz. Kurzum: Sie sind zur Stelle, wo es gerade brennt bzw. Ihr Vorgesetzter Unterstützung benötigt. Wie Ihr Vorgesetzter sind sie agil unterwegs und sehen Ihr Büro dort, wo Sie und Ihr Laptop sind – sei dies im Büro, im Homeoffice oder remote. Auch Ihre alleinige Verantwortlichkeit sehen Sie nicht als Nachteil, sondern viel mehr als aussergewöhnliche Vertrauensposition, in der Sie einen einzigartigen Einblick erhalten und die Sie zusätzlich motiviert.
Ihr Profil
Sie sind eine aufgeschlossene und mitdenkende Persönlichkeit, die sich durch ihre proaktive und selbständige Arbeitsweise auszeichnet. Als Basis für diese umfassende Tätigkeit bringen Sie eine kaufmännische Grundausbildung oder Matura, ergänzt durch eine Weiterbildung als Direktionsassistenz, mit. Idealerweise verfügen Sie bereits über Erfahrung als Personal Assistant. Ist die Arbeit in einem Family Office kein Neuland für Sie und sind Sie es gewohnt, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten, dann wäre dies ein weiterer Pluspunkt. Mit Begeisterungsfähigkeit, natürlicher Neugier und einer Portion Pragmatismus arbeiten Sie sich schnell in neue Aufgabenfelder ein und passen die Prioritäten im umtriebigen Alltag spielend an. Sie kommunizieren stilsicher in Deutsch und Englisch und sehen höchste Diskretion sowie eine sorgfältige Arbeitsweise als Selbstverständlichkeit an. Auch die diversen Zeitverschiebungen zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten bringen Sie dank Ihrer hohen Flexibilität nicht aus der Ruhe und verkörpern für Sie einen zusätzlichen Reiz. Mit Ihrem hohen Maß an Eigenverantwortung, Belastbarkeit, Zuverlässigkeit und einem Funken Kreativität stehen Sie jeglichen Herausforderungen positiv gegenüber und freuen sich, Ihren Vorgesetzten langfristig auf seinem Weg zu begleiten und dieser Rolle ihre persönliche Note zu verleihen.
Laura Pohl steht Ihnen für Fragen gerne zur Verfügung und freut sich auf Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen im PDF-Format (Motivationsschreiben, CV mit Foto, vollständige Arbeits- und Abschlusszeugnisse) in elektronischer Form auf unserem Bewerbungsportal. Wir akzeptieren Bewerbungsunterlagen, welche mit der Unterstützung von KI (künstlicher Intelligenz) erstellt wurden, jedoch müssen diese als solche deklariert werden.
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